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    1. 員工風采
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      關于規范采購管理的反思與剖析
      發布時間:2023-09-20     作者:    瀏覽量:609   

      采購工作成為企業發展中重要的一項內容,是維持企業正常生產秩序、轉型發展最為基礎的環節,同時也是國有企業“審計大考”中的必考綱目。如何從細節管理方面完善,做到不出問題或少出問題呢?

      一、學會運用審計思維是采購人員的必修課

      對于采購領域的審計,事實上面臨著“外行審內行”的困境,審計問題定性不準確、難整改或無法整改,抱怨解決不了實際問題。拋去問題定性的干擾靜心思考,審計角度發現的問題還是存在的,我們或許再犯和審計人員性質類似的錯誤:即對需求部門提出的商務和技術需求“一知半解”,在后續的采購流程中變成“騎瞎馬的盲人”……

      采購管理檔案是審計實施載體的一部分,運用審計思維的第一要務就是保障檔案資料的完整。缺乏審計思維的主要表現是多頭管理、主責不清、不能及時提供完整、有效的檔案資料。部分采購因特殊原因表面上看起來存在違法違規問題,事實上是相關信息傳遞丟失或相關證明材料未及時歸檔,證明材料鏈條不完整,引發審計問題定性不準確、難整改或無法整改等問題。企業應結合實際,按照權責一致原則,制定健全的管理制度,明確規定檔案資料的收集、保存、分類、歸檔、借閱等流程,使有關人員能明確采購檔案管理的重要性,從細節處確保采購檔案工作的規范性與制度化。

      采購人員如果沒有審計思維,就如同一個不知道考試大綱的學生,在審計考試來臨時驚慌失措,就如同一個不踩剎車的司機,在任性的道路上越跑遠。學會審計的基本邏輯、懂得審計的要點、精通審計所必須的法律法規依據、了解采購政策變化的動向是采購人員的必修課,同時也是走向合規目標的正確道路,更是在合規基礎上提高采購效率的法寶。

      二、制度應遵循客觀規律,合規和效率并重

      采購作為策略性技術經濟活動,是保障企業正常生產的前提條件,必然要遵循競爭、質價統一、公平和公正等基本規律。制度建設片面地追求合規是舍本逐末、緣木求魚,只求合規不管效率是制度建設的大忌。

      從采購需求視角來看,采購制度是國有企業業務管理的重要依據;從內控管理角度來看,采購制度是國有企業業務管理規范化的重要手段;從審計監督角度來看,采購制度是審計監督的著力點。不難發現,制度是采購業務管理和采購實踐的“根”和“魂”,制度建設要思考如何與企業經營生產相結合,而不是單純的照搬合規要求、硬套法律法規,實現制度合法、可操作性強才是制度建設的出發點和落腳點,才能把制度執行落實到位。適用范圍準確不交叉、合規風控不失效率、采購審批高效不違法、職權要求明確不扯皮構成制度的基石。

      工程建設項目中的招標采購是國有企業的強制性義務,程序固化、實施時間有限制、實踐有不確定性,其制度建設應傾向把保障合規的要求和降低不缺性的要求落實到招標準備、招、開、評、定每個環節當中,同時應把保障合規的職責劃分清楚,追責問責主體明確。企業自主采購是保障企業正常生產秩序的基礎,僅有行業標準規范參照,其制度應把握效率和規范的統一原則,核心是確保規范采購操作和方法符合公司整體的生產要求,同時也應考慮某些非計劃性的緊急采購。硬性地用標的物預算金額劃分采購方式,忽略供貨周期和市場供求關系因素影響,如同強制一個病入膏肓的人對特效藥向三家藥商以上比價采購,程序完美無缺,結果藥未到人已死,何其荒謬。制度規定與實際脫節,審計的坑永遠填不完。

      三、問責是大勢所趨,更是合規道路上的一環

      問責是當前審計不可回避的話題,是相關整改工作的第一步,固然有配制度不健全不完善等客觀原因,也有監督責任不落實、監督者擔當不夠等主觀原因。更深層次的原因是業務管理制度中職責劃分不清楚,導致問題責任是一本糊涂賬,算不清、法不責眾、問題不整改重復發生、形式整改重復發生,業務管理陷入死循環……監督問責缺位如同溺愛,對犯小錯誤的同志熟視無睹,讓其在錯誤的道路上越走越遠。問責是對現在的震懾,更是愛護、挽救犯錯誤的同志;是求未來的規范,更是用高標準要求同志遵章守紀、依法履職。

      建立健全有效的剛性化問責是形勢所需,更是加快合規步伐的關鍵一步。有效問責的第一步是根據業務實際明確各方主體的責任,即明確需求部門、自主采購部門、招標采購部門、企業自主采購評審專家及等相關責任人員應承擔得責任。有效問責的第二步是根據紀律管理實際明確問責方式。采購既涉及各單位的內部管理,又涉及集團公司相關部門的行政監管和紀委監督,因此其問責方式也是多樣的,應在依法合規的基礎上充分運用行政手段、紀律手段和法律手段及時處理,標本兼治推動堵塞漏洞,完善制度。有效問責的第三步是合規承諾,將合規必備的應知應會嵌入業務管理的事前環節,將風險及相關要求成為相關責任主體的熟知,實現強制使其知法、定期承諾守法、自覺用法履職責的最終目的。(房偉 


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